各国团组或个人向外国驻华使领事馆申请签证办理时，必须备齐一切必要的证件、资料、表格、照片和签证费用等，虽然各国签证办理所需材料不尽相同，但大致需要做如下的材料准备。
签证办理所需证件、材料 这些证件、资料包括:
1、提供有效的护照;
2、提供国外邀请函电;
3、提供申请人的照片(照片应与护照相一致);
4、填写外国签证申请表格;
5、因公务出国，由省、市、自治区外事办或中央部委外事局备妥致前往国家驻华使领馆的照会或函件;
6、准备好签证费。
此外，提醒大家，签证办理地点一般为使领馆。同中国建立外交关系的国家，大部分建有使领馆。使馆一般在北京等经济发达的中心城市。他们均负责前往他们国家的签证办理事项。